Uit onze ervaringen blijkt dat in de praktijk de resultaten van projecten vaak tegenvallen. Een belangrijke reden hiervoor is dat er onvoldoende aandacht wordt besteed aan een goede business case. Een business case omschrijft de meerwaarde van een project voor een organisatie en is daarmee de onderbouwing en rechtvaardiging van een nieuw project. In deze post zetten we enkele belangrijke valkuilen op een rijtje.
- Onduidelijke doelstelling
Het is belangrijk dat de business case laat zien waarom het project meerwaarde biedt. Zorg ervoor dat medewerkers geïnformeerd worden en zich ‘betrokken voelen’ bij het project. Dit kan bijdragen aan voldoende beschikbaarheid en commitment van medewerkers in de organisatie.
- Onjuiste rootcause-analyse
Ondernemingen hebben soms de neiging te snel conclusies te formuleren. Er wordt dan op basis van eerste signalen te snel een oorzaak benoemd. Men is bijvoorbeeld van mening dat klanten niet voor hen kiezen omdat een bepaalde functionaliteit ontbreekt en dat een enkele investering dit probleem in één keer kan oplossen. Of men is zo overtuigd van één oplossing dat andere realistische alternatieven over het hoofd worden gezien.
- Onder – overschatting van de voordelen
Zoals uit enkele recente overheidsprojecten naar voren komt; opbrengsten worden vaak overschat en kosten worden onderschat. Als toevoeging hierbij geldt ook nog dat de kosten van een voorkeurs initiatief worden onderschat en de kosten van andere alternatieven worden overschat. Ook worden de neveneffecten van business cases niet altijd goed ingeschat omdat de betreffende business case als een geïsoleerde investering wordt gezien.
- Psychologische effecten
In de situaties dat bijvoorbeeld resultaten tegenvallen kan de druk op het management toenemen: ‘stakeholders willen actie zien’. Er kan het management veel aan gelegen zijn om middels een succesvol (ogende) business case het vertrouwen van stakeholders te verhogen. Dit kan betekenen dat er te snel (onzorgvuldige) keuzes gemaakt worden. Een kritische sparringpartner dient beducht te zijn op dit effect.
Tot slot, hoe belangrijk een zorgvuldige uitwerking van een business case ook is, de gestelde randvoorwaarden zouden medewerkers niet moeten beperken in hun creativiteit. Organisaties hebben immers nieuwe business cases en projecten nodig om verder te groeien en te excelleren.
Als onafhankelijk sparringpartner kan Finstream helpen bij het opstellen en/of toetsen van een business case.
