In een markt waarin het aanbod aan ERP-oplossingen explosief groeit en technologie zich razendsnel ontwikkelt, wordt het selecteren van het juiste systeem steeds complexer. In de praktijk zien we dat organisaties worden overspoeld met opties, terwijl implementatiepartners soms hun eigen voorkeuren of commerciële belangen meenemen. Het gevolg: er wordt niet altijd gekozen voor het systeem dat het beste past bij de organisatie, maar voor het systeem dat het beste past bij de leverancier.
Juist in deze dynamiek is een objectieve fit/gap-analyse essentieel. Worden alle bedrijfsprocessen ondergebracht in het ERP-pakket, of vraagt de situatie om specifieke maatwerkoplossingen? Minstens zo belangrijk is 𝐰𝐢𝐞 de analyse uitvoert. De partij moet onafhankelijk zijn, de organisatie door en door kennen en begrijpen welke processen écht kritisch zijn. Zonder een grondige fit/gap-analyse neemt het risico op kostbaar maatwerk, tegenvallende functionaliteit en implementaties die uitlopen in tijd en budget aanzienlijk toe.
Belangrijke aandachtspunten voor een sterke fit/gap-analyse:
- Zorg vooraf voor een helder plan van aanpak met concrete doelstellingen, duidelijke scope en duidelijke verantwoordelijkheden. Leg vast hoe omgegaan wordt met gaps: maatwerk of procesaanpassing? En wie beslist daarover?
- Denk vanuit de huidige en toekomstige processen, niet vanuit systemen. Maak procesmodellen op een detailniveau en koppel requirements per processtap.
- Breng het volledige systeemlandschap in kaart, inclusief bestaande maatwerkoplossingen en hun kritieke rol.
- Formuleer duidelijke requirements en onderscheid harde eisen van nice-to-haves.
- Betrek de juiste stakeholders in de organisatie. Zorg voor gestructureerde documentatie van besluiten, zodat later geen discussies ontstaat.
- Beoordeel de kennis, onafhankelijkheid en rol van de implementatiepartner. Maak hierbij onderscheid tussen proces- en systeemkennis en vraag naar referenties van vergelijkbare implementaties bij voorkeur in dezelfde sector of binnen dezelfde typologie.
Kortom: een sterke en onafhankelijke fit/gap-analyse is onmisbaar voor een succesvolle ERP-implementatie.
Sta je aan de vooravond van een ERP-selectietraject? Een korte verkenning samen kan al veel helderheid geven. We sparren graag mee.
