Nog steeds is één van de belangrijkste taken van de afdeling finance het coördineren en uitvoeren van een goede maandafsluiting. Bij nieuwe bedrijven waar wij vanuit Finstream binnen komen, is altijd één van de eerste stappen om inzicht te krijgen in de belangrijkste (financiële) processen en het proces van maandafsluiting. Dit is namelijk het fundament voor een goede finance organisatie en bepaalt in belangrijke mate of en in hoeverre een organisatie in control is.

De 1^e vraag is wat een goede maandafsluiting is? In onze optiek gaat het hierbij om een goede balans tussen doorlooptijd en kwaliteit. Dit stelt het management in staat om beslissingen te nemen op basis van betrouwbare én relevante informatie. Een belangrijk voordeel van een gedegen maandafsluiting is dat het de druk op de jaarafsluiting verlaagt en daarmee dit proces ook veel soepeler kan laten verlopen. Je hebt immers al 12x per jaar een gedegen maandafsluiting gedaan, dus de belangrijkste bevindingen zijn als het goed is al gecorrigeerd.

Een paar tips en hulpmiddelen om een maandafsluiting in goede banen te leiden:

• First-time right: het klinkt wellicht als een open deur, maar zorg voor voldoende checks and balances aan de voorkant van het proces, zodat routinematige processen (factuurverwerking, betalingen, etc.) verlopen volgens het principe van first-time right. Dit voorkomt extra werk tijdens de maandafsluiting, waarbij je de beperkt beschikbare tijd goed kan besteden aan andere noodzakelijke analyses en controles.

• Zorg voor een duidelijke rol- en taakverdeling, zowel binnen als buiten de afdeling Finance. Maak hierbij onderscheid in relatief eenvoudige en complexere controles en zorg ervoor dat deze taken worden uitgevoerd door medewerkers met het juiste ervaringsniveau. Communiceer de tijdslijnen die gelden voor de maandafsluiting tijdig met alle betrokkenen.

• Behoud het overzicht. Het proces van maandafsluiting kan hectisch zijn. Hierbij is het van belang om overzicht te hebben. Onze ervaring is dat het gebruik van een checklist met de belangrijkste werkzaamheden, status en uitkomsten erg goed kan helpen om het overzicht te behouden. Natuurlijk blijft het een hulpmiddel.

• Goed is goed genoeg. Het gaat om de belangrijkste uitkomsten op basis waarvan het management en andere stakeholders worden geïnformeerd en tot acties worden aangezet. Cijfers moeten dus betrouwbaar zijn, maar dat hoeft geen 100% betrouwbaarheidsniveau te zijn. Je kunt overwegen om een interne materialiteitsgrens te hanteren en de belangrijkste issues te bewaken middels een “issuetracker”.

• Stem vooraf met de interne (en eventueel externe) stakeholders goed af welke informatie en inzichten ze wensen te ontvangen. Een vast rapportageformat wordt hierbij sterk aanbevolen.